C. 従業員管理

YELLOW BRICK ADMIN

従業員の手動登録および CSV による一括インポートの手順、CSVインポート時の注意点、登録済み従業員情報の更新・削除の方法がわかります。

対象企業担当者の方所要約 15 分前提管理画面にログイン済み

従業員管理画面の上部。「作成」ボタン（1）で手動登録、「CSVインポート」ボタン（2）で一括登録できます。

1「作成」ボタン（手動で 1 名ずつ登録）
2「CSVインポート」ボタン（CSV ファイルで一括登録）

従業員一覧を確認する

管理画面左メニューの「従業員管理」をクリックすると、登録済みの従業員一覧が表示されます。「アカウント作成ステータス」列で、その従業員が自分でアカウントを作成（会員登録）し終えているかを確認できます（未作成＝招待コードからの会員登録がまだ／作成済＝登録済み）。

手動で従業員を登録する

従業員を 1 人ずつ登録する手順です。従業員管理画面の作成ボタンから「従業員作成」画面を開き、次の 9 項目を入力して登録します。人数が多い場合は C.1 従業員のCSV一括登録をご利用ください。

まず入力に必要な項目を確認し、そのあとの操作手順に進んでください。

入力項目一覧

画面に表示される順に記載しています。＊は必須です。

従業員作成フォームの入力項目
入力項目	必須／任意	説明
従業員氏名（フルネーム）	必須	従業員の氏名をフルネームで入力します。
生年月日	必須	カレンダーから選択するか、YYYY-MM-DD（例：1990-01-01）の形式で入力します。
性別	必須	プルダウンから選択します。
住所	必須	従業員の住所を入力します。
企業	必須	プルダウンから所属企業を選択します。
部署	任意	所属部署を入力します。空欄のままでも登録できます。
従業員のコード	必須	社員番号など従業員を識別するためのコードです。同じ企業内ですでに使われているコードは登録できません（重複時の動作を参照）。
情報の受信方法	必須	招待コードなどの案内をどこへ届けるかを選びます。「メールアドレス」または「電話番号」のいずれかを選択します。
メールアドレス（または電話番号）	必須	「情報の受信方法」で選んだ方法に応じて入力欄が切り替わります。選んだ側の入力が必須です。メールアドレスの場合、すでに登録済みのアドレスは使用できません（重複時の動作を参照）。登録後、この宛先へ招待コードのメールが届きます。

※ 画面の仕様変更により項目が増減する場合があります。実際の画面で * の有無をご確認ください。

従業員一覧の「作成」ボタンをクリックする

従業員管理画面右上の作成ボタンをクリックします。「従業員作成」画面に移動します。

従業員情報を入力する

上の「入力項目一覧」を参照し、必須項目（＊）をすべて入力します。「情報の受信方法」は「メールアドレス」「電話番号」のいずれかを選びます。

「情報の受信方法」でメールアドレスを選ぶと、登録時にその従業員宛へ招待コードのメールが自動送信されます（従業員側に届くメールの内容は従業員マニュアル「3.1 所属企業の追加」を参照）。

「作成」をクリックして登録を完了する

入力内容を確認したら、画面下部の作成ボタンをクリックします。従業員一覧に戻り、登録した従業員が表示されることを確認してください。

従業員IDは、作成が完了するとシステムが自動で付与します。入力欄はなく、手入力は不要です。付与された従業員IDは従業員一覧の「従業員ID」列で確認でき、以降は従業員を特定・検索する際の手がかりとして使えます。

「従業員のコード」「メールアドレス」が重複したときは

「従業員のコード」と「メールアドレス」は、すでに登録されている従業員と同じ値を重複して登録することはできません。重複した状態で「作成」を押すと、その項目のすぐ下に赤い文字でエラーが表示され、登録は完了しません。

重複エラーの表示例。「従業員のコード」と「メールアドレス」が既存の値と重複すると、入力欄の下に赤い文字でエラーが表示されます。（メールアドレスはダミー値です）

表示されるエラーメッセージは次のとおりです。

従業員のコードが重複している場合：「従業員のコードは既に存在しています。別のものをお試しください。」
メールアドレスが重複している場合：「メールアドレスは既に存在しています。別のものをお試しください。」

エラーが表示された項目を、まだ使われていない別の値に変更してから、もう一度「作成」を押してください。従業員のコードは社員番号など重複しない採番ルールをあらかじめ決めておくと、エラーを防げます。CSV で一括登録する場合も、ファイル内やすでに登録済みの従業員との間でコード・メールアドレスが重複しているとエラーになります。

CSV で一括登録する

従業員が多数いる場合は、CSV ファイルで従業員の作成・更新・削除を一括で行えます。テンプレートの列構成・ステータス列の使い方・CSVエクスポートを使った再インポートの手順は C.1 従業員のCSV一括登録で説明しています。

CSV の列構成・ステータス列（作成／更新／削除）の指定方法・CSVエクスポートを使った再インポートの手順は C.1 従業員のCSV一括登録をご覧ください。

従業員情報を更新・削除する

情報変更は、一覧の「従業員ID」列に表示された数字（リンク）をクリックして開く「従業員更新」画面で行います。退職等で従業員を除く場合は、一覧から削除します。

この画面で変更できる項目・できない項目

画面に表示される順に記載しています。＊は必須です。

従業員更新画面の項目と変更可否
項目	この画面での扱い	説明
従業員ID	表示のみ	登録時にシステムが自動で付与する番号です。
招待コード	表示のみ	従業員が所属企業を追加するときに使うコードです。従業員から「コードがわからない」と相談されたときは、この画面で確認して案内できます。「アカウント作成ステータス」が未作成の従業員では、この欄の右端に緑色の送信アイコンが表示され、クリックすると招待コードを再送できます（作成済の従業員には表示されません）。
従業員氏名（フルネーム）＊	変更可	氏名の変更（改姓など）はここで行います。
生年月日＊	変更可	カレンダーから選択するか、YYYY-MM-DD の形式で入力します。
性別＊	変更可	プルダウンから選択します。
住所＊	変更可	引越しなどで変わった場合はここで更新します。
企業＊	条件付き	「アカウント作成ステータス」によって変更の可否が変わります。作成済（従業員が会員登録を終えて企業と連携済み）の場合は変更できません。グレーアウトされており選び直せず、変更が必要なときは H. お問い合わせ・通知の窓口へご連絡ください。未作成の場合は選び直せます。この場合、画面に「※従業員側が企業情報と未連携の状態で企業情報を更新した場合、招待コードが自動送信されます。」と注記が表示され、企業を変更すると招待コードが自動で送り直されます。
部署	変更可	異動があった場合はここで更新します。空欄のままでもかまいません。
従業員のコード＊	変更可	同じ企業内ですでに使われているコードには変更できません（重複時の動作を参照）。
情報の受信方法＊	変更可	「メールアドレス」「電話番号」のどちらで案内を受け取るかを切り替えられます。
メールアドレス（または電話番号）＊	変更可	「情報の受信方法」で選んだ方に応じて入力欄が切り替わります。すでに登録済みのアドレスには変更できません（重複時の動作を参照）。この欄は招待コードなどの案内を送る宛先です。従業員が会員登録の際にご自身で設定したログイン用のメールアドレスとは役割が異なります（従業員のログイン用メールアドレスを変更したいと相談されたときを参照）。

※ 画面の仕様変更により項目や可否が変わる場合があります。実際の画面でグレーアウトの有無をご確認ください。

画面上では、変更できない項目はグレーの帯、変更できる項目は白い入力欄で表示されます。編集したら最下部の変更ボタンで保存します。次の図は「アカウント作成ステータス」が 作成済 の従業員の例です。

「従業員更新」画面の全体（「アカウント作成ステータス」が 作成済 の従業員の例）。グレーの 3 項目（従業員ID・招待コード・企業）は変更できません。白い欄を編集し、最下部の変更ボタンで保存します。なお 未作成 の従業員では表示が変わります（下の図）。（招待コード・住所・メールアドレスはダミー値です）なお、この図は一覧の図とは別の従業員の例です。

上の表で「企業」だけを条件付きとしているのは、この項目の表示が「アカウント作成ステータス」によって変わるためです。従業員がまだ会員登録を終えていない 未作成 の場合、作成済とは次の 2 点が異なります。

「アカウント作成ステータス」が 未作成 の従業員の「従業員更新」画面（作成済 の例は上の図）。作成済との違いは赤枠の 2 点です。（1）「招待コード」欄の右端に送信アイコンが表示され、クリックすると招待コードを再送できます（作成済 では表示されません）。（2）「企業」欄が白く、選び直せます（作成済 ではグレーで変更できません）。（2）のすぐ下には「※従業員側が企業情報と未連携の状態で企業情報を更新した場合、招待コードが自動送信されます。」という注記が表示されます。（招待コードはダミー値です）。上の図とは別のレコードで、状態の違いがわかるように氏名などの登録内容をそろえた例を掲載しています。

1招待コードの送信アイコン（クリックで再送）
2「企業」欄（未作成では選び直せる）

更新・削除の手順

ここからは実際の操作です。従業員管理画面（従業員一覧を確認するの画面）を開いた状態から始めます。まず一覧から対象の従業員を探します。

従業員一覧。赤枠の「従業員ID」の数字はリンクになっており、クリックするとその従業員の「従業員更新」画面が開きます（行の他の場所ではなく数字をクリックします）。

従業員一覧で対象の「従業員ID」をクリックする

従業員管理画面で氏名などを手がかりに対象の従業員を探し、その行の「従業員ID」列の数字（リンク）をクリックします。「従業員更新」画面に移動します。

情報を修正する／退職者を削除する

「従業員更新」画面で項目を編集し「変更」で保存します。退職等で除く場合は一覧でチェックボックス選択→「従業員を削除する」（更新画面右上のボタンからも可）。削除した従業員は一覧から消え、ログインできなくなります。削除は元に戻せないため対象をよく確認してください。

退職者が多い場合は CSV の「ステータス」列に「削除」と指定して一括削除することもできます（CSV で一括登録する参照）。

困ったときは

CSVインポートがうまくいかない

CSVインポートのトラブルシュートは C.1 従業員のCSV一括登録 — 困ったときはで説明しています。

従業員が招待コードを受け取れない

登録したメールアドレスが正しいかを確認してください。また、迷惑メールフォルダに振り分けられていないかを従業員に確認してもらってください。メールアドレスを誤って登録した場合は、正しいアドレスに変更したうえで、「従業員更新」画面の「招待コード」欄の右端にある緑色の送信アイコンをクリックして招待コードを再送してください。メールアドレスを変更しただけでは再送されません。この送信アイコンは「アカウント作成ステータス」が未作成の従業員にのみ表示されます。

従業員が会員登録の際にご自身で設定したメールアドレスは、従業員のマイプロフィール画面では表示のみで、従業員本人は変更できません（従業員向け 7. アカウント設定）。

一方、この画面の「メールアドレス（または電話番号）」欄は招待コードなどの案内を送る宛先です。この欄を書き換えても、従業員がログインに使うメールアドレスまで変わるとは限りません。従業員から「ログインに使うメールアドレスを変更したい」と相談された場合は、この欄の変更だけで解決したと判断せず、H. お問い合わせ・通知の窓口へご相談ください。

退職した従業員を削除したい

従業員管理画面の一覧でチェックボックスを選択して「従業員を削除する」ボタンで削除するか、対象の「従業員ID」列の数字（リンク）をクリックして「従業員更新」画面を開き、右上の「従業員を削除する」ボタンで削除します。削除した従業員は一覧から消え、ログインできなくなります。削除は元に戻せないため、対象をよく確認してから実行してください。

従業員を削除しても、その従業員の健診データ・ストレスチェックデータは残ります。健康診断データ管理やストレスチェック一覧には、削除した従業員の氏名が引き続き表示されます。これらのデータは企業担当者の操作では削除できないため、あわせて消す必要がある場合は H. お問い合わせ・通知の窓口へご連絡ください。